این که سازمان‌های امروزی برای پیشرفت و توسعه به داده‌ها نیاز دارند یک واقعیت است. فرقی نمی‌‌کند در چه صنعت یا زمینه‌ای کار می‌کنید، درک یک اکوسیستم، ذی نفعان، و مشتریان می‌تواند به کمپانی‌ها کمک کند تصمیمات بهتری بگیرند، با آگاهی بیشتری عمل کنند، و از هدر دادن منابع بکاهند. راه‌های متعددی برای مشاهده و ارائه‌ی داده وجود دارد، و بهترین ابزار گزارش‌نویسی به نیازهای یک سازمان بستگی دارد. با این وجود، دو راه اصلی وجود دارد که ابزارهای BI به سازمان‌ها اطلاعات ارائه می‌دهند: پنل مدیریتها و گزارش‌ها
مساله این است، که تفاوت بین این دو چیست؟ بسیاری از سازمان‌ها این دو را به جای هم استفاده می‌کنند اما مزایا و معایب جداگانه‌ای که هر کدام دارند را نادیده می‌گیرند. فهم اینکه هر یک از این دو مورد چیستند و چه چیزی به ارمغان می‌آورند می‌تواند به شما کمک کند تا تعیین کنید کدامیک با نیازهای سازمان شما متناسب‌تر است. آنچه در ادامه می‌آید برخی از تفاوت‌های کلیدی بین هر یک است. و اینکه چطور می‌توانید ابزار مناسب را برای اغنای نیازهای سازمان‌تان انتخاب کنید.
گزارش‌ها مستندات ثابتی هستند که حاوی داده‌هایی به صورت متنی و جدولی می‌باشند. آنها گاهی شامل اجزاء بصری همچون گراف‌های ساده و نمودارها نیز هستند اما اغلب برای تاکید بر اعداد خام خاص یا مجموعه داده‌های مرتبط مرتب شده‌اند. گزارش‌ها معمولاً به صورت دوره‌ای به چندین فرد ذی نفع داده می‌شود، که یعنی داده‌ها لحظه‌ای نیستند. یکی از خوبی‌های گزارش این است که به سازنده‌اش اجازه می‌دهد تا روایتی کامل با داده‌ها بسازد و ارائه‌های آن را بهینه‌سازی کند. بعلاوه، گزارش‌ها داده‌هایی را ارائه می‌کنند که قبلا تمیز، مرتب و بسته‌بندی شده‌اند.
برای کاربرانی که دسترسی مستقیم به پنل های مدیریت یا ابزارهای تحلیلی ندارند، گزارش‌ها هم منبعی بزرگ از داده هستند. اما داده‌هایی که آنها تامین می‌کنند بطور لحظه‌ای بروز رسانی نمی‌شوند، و به طور کلی یک قطعه از مجموعه‌های در دسترس را بدون توانایی دستکاری آنها ارائه می‌کند. افزون بر این، ساخت آنها می‌تواند طولانی و پیچیده باشد. برای سازمان‌هایی که چند بخش دارند و نیازهای داده آنها متنوع است، گزارش‌ها می‌توانند زمان زیادی را از آنها سلب کنند.
پنل های مدیریت ابزارهای تجسم داده هستند که می‌توانند برای نمایش برخی معیارها، داده‌ها و KPI های خاص اصلاح و سفارشی شوند. معمولاً، این ابزارها دینامیک و لحظه‌ای هستند. بنابراین داده بطور لحظه‌ای بروزرسانی شده و تصاویر می‌توانند از دقیقه‌ای به دقیقه دیگر تغییرات را نشان دهند. افزون بر این، پنل های مدیریت می‌توانند طبق نیاز شما خیلی متمرکز یا خیلی وسیع باشند، که این به سازمان‌ها اجازه می‌دهد چند داشبورد ویژه بسازند تا تحلیل‌های خود را بهتر مدیریت کنند.
در حالیکه قبلاً پنل های مدیریت تنها برای مدیریت فوقانی در نظر گرفته شده بود، با توسعه‌ی ابزارهای تحلیل خودیاور، هر دپارتمان در یک سازمان می‌تواند به داده‌های مرتبط دسترسی داشته باشد. پنل های مدیریت می‌تواند وسیع و شامل باشد یا بر جنبه‌هایی ریزتر از یک سازمان تمرکز داشته باشند. برای مثال، منابع انسانی ممکن است چندین داشبورد ویژه برای فیش‌های حقوقی، اضافه‌کارها، و دیگر اعمال داشته باشند؛ در حالیکه بخش بازاریابی می‌تواند پنل های مدیریتی برای تبلیغات، ترافیک وب سایت، و امتیاز سرنخ متوسط داشته باشند.
من به چه چیزی نیاز دارم؟ پنل های مدیریت یا گزارش‌ها؟
پاسخ این سوال به این بستگی دارد که نیازهای داده‌ای خاص شما چه هستند. هر دوی این موارد مزایایی کلیدی دارند. و هر یک با محدودیت‌های خود همراه است. اولین حوزه‌ی اصلی که هر یک از آنها مزیت متفاوتی در آن ارائه می‌کند، در چشم انداز است. پنل های مدیریت می‌توانند واقعا هر تعداد نقطه و مجموعه داده را در بر گیرند، گرچه بهترین زمان استفاده از انها وقتی است که بر جنبه‌های خاص یک سازمان تمرکز دارند. برخی مثال‌های پنل مدیریت شامل ابزارهایی هستند که بلیط‌های پشتیبانی سیستم‌ها، سهم بازار مرتبط، پورتفولیوهای سرمایه‌گذاری، و دیگر معیارهای خاص را دنبال می‌کند.
در سوی دیگر، گزارش‌ها، مزیت داشتن چشم‌اندازی وسیع‌تر را دارند. چون لحظه‌ای نیستند و می‌توانند اصلاح شوند، دیدی با سطح بالاتر نسبت به یک سازمان ایجاد می‌کنند. یک مدیر یا مدیر عامل ممکن است نیاز به دیدن پنل های مدیریتی خاص برای حمایت از مشتریان نداشته باشد، اما از درک عملکرد کلی بخش خدمات مشتریان نفع خواهد برد.
تفاوت کلیدی دوم در هر یک زمان‌بندی داده‌هاست. گزارش‌ها معمولا وسیعترند و داده‌هایی تاریخچه‌ای ارائه می‌کنند. چون باید به صورت دوره‌ای تحویل داده شوند، نمایانگر یک دورنما از حوزه‌ای خاص یا سازمانی خاص هستند، و نه موقعیت لحظه‌ای آن. پنل های مدیریت در سوی دیگر، برای این ساخته شده‌اند تا داده‌ها را در زمان واقعی مجسم و مرتب کنند. آنها می‌توانند تنظیم شوند تا هنگام تغییر برخی معیارهای خاص یا رسیدن به آستانه‌ای خاص، به کاربر اطلاع دهند.
در نهایت، پنل های مدیریت همچنین به کاربران اجازه می‌دهند تا با داده‌ها بطور دینامیک تعامل داشته و آنها را دستکاری کنند. در حالیکه گزارش‌ها تصویری ثابت از داده‌های موجود را نشان می‌دهند. بطور کلی، پنل های مدیریت برای تحلیل هر روزه و نیازهای BI بهینه‌اند، اما گزارش‌ها برای گرفتن داده‌های استاتیک مفیدند. پنل های مدیریت برای بخش بخش کردن و نظارت بهتر بر معیارها و توابع خاص، ایده‌آل هستند.
در آخر، اینکه شما از کدام ابزار گزارش‌نویسی استفاده می‌کنید به اینکه در این لحظه نیازتان چیست بستگی دارد. پنل های مدیریت در دینامیک، توانایی‌های تعامل و همچنین در بروزرسانی بجای خود یکتا هستند. گزارش‌ها دیدی واضح تر از سطح بالا نسبت به هزینه‌ی داده‌های زنده به شما می‌دهند. در نهایت، آنها در زمان لزوم خود هر دو ابزارهایی مفید هستند.
